La Gerencia de Proyecto desde una Perspectiva Práctica para añadir Excelencia y Calidad a todo tipo de Proyectos sin importar su tamaño.
Entendiendo lo que es un Proyecto- Parte 1
Cuando pensamos en la palabra proyecto nos viene a nuestra mente la viabilidad, planificación, ejecución, monitoreo y control de una serie de actividades y tareas necesarias para crear un producto, servicio o resultado único de acuerdo a un tiempo, presupuesto y requerimientos establecidos logrando el cierre del proyecto con el cliente satisfecho. Sabemos que tenemos una fecha definida para comenzar y una fecha definida para terminar y aunque nos encontramos con elementos repetitivos estamos muy concientes que cada proyecto es único encontrándonos frente a un nuevo cliente, equipo de trabajo, diseño, especificaciones, localización y así por el estilo.
Por lo general vemos la Gerencia de Proyecto como una metodología o serie de procesos que ayudan a incorporar aquellos proyectos requeridos para cumplir con las necesidades de una organización sin entorpecer el flujo normal de su operación, con el mínimo o acuerdo mutuo sobre cambios en el alcance del proyecto o producto, y sin cambiar la cultura corporativa. El Gerente de Proyecto debe estar disponible a manejar el proyecto de acuerdo a las guías, políticas, procedimientos, reglas, y directrices de la organización dueña del proyecto. El Gerente de Proyecto no puede divorciar su proyecto de las operaciones de la Organización. Si la compañía tiene una cultura de honestidad y franqueza en sus negociaciones, entonces este valor cultural debe permanecer para todo proyecto.
Por lo explicado anteriormente tal parece que la Gerencia de Proyecto puede resultar de mucho beneficio para proyectos de gran escala y larga duración en grandes compañías con una operación de día a día. Pero que uso podemos verle en proyectos pequeños, por ejemplo el pintar o remodelar una casa o pequeño negocio. Si puede hacerse alguna de las preguntas mencionadas abajo, aún antes de cotizar y aceptar el trabajo, entonces le resultara ventajoso alguno de los procesos de Gerencia de Proyecto que vamos a estar presentando en varios artículos, de una forma práctica.
• ¿Es viable lo que el cliente esta pidiendo?
• ¿Esta el producto, servicio, resultado final definido y descrito de manera clara para el cliente y para que el Contratista pueda describir el Alcance del Proyecto para lograr el producto deseado?
• ¿Cuenta el Contratista con los recursos (tiempo, dinero, mano de obra, disponibilidad de materiales...)?
• ¿Cuál es el Plan de Acción para lo inesperado (condiciones climatologiítas, enfermedad, atrasos en la entrega de materiales…)? La pregunta ¿Qué si…? durante todo el proyecto.
• ¿Cómo manejar los cambios en los requerimientos y por lo tanto en las tareas del proyecto? ¿Están descritas y establecidas las tareas del proyecto antes de comenzar el Proyecto? ¿Esta el Alcance del trabajo establecido en la cotización y contrato?
• ¿Se está logrando el trabajo en el tiempo y presupuesto?
• Proceso de aceptación del producto, servicio, resultado final por parte del dueño.
• ¿Quiénes son las partes interesadas del proyecto?
1. ¿Quien podría ser afectado por el proyecto o quien podría influenciar el proyecto (Dueño, vecinos, familiares; competidores, clientes y suplidores del negocio, Agencias Gubernamentales…)?
2. ¿Se entienden las necesidades de cada uno de ellos?
3. ¿Conoce el Contratista lo que el cliente espera en el trato con cada uno de ellos?
4. ¿Quiénes son los más importantes o cruciales para el éxito del proyecto?
5. ¿Qué información se les va a proveer a cada uno de ellos y cuando?
Ciclo de Vida del Proyecto
Que un proyecto sea pequeño o grande o que sea a largo o corto plazo no es relevante. Lo que es relevante es que el proyecto es visto como una unidad, es específico con una tarea determinada para ser cumplida. Hay atributos que caracterizan los proyectos y uno de ellos es el Ciclo de Vida de un Proyecto.
La mayoría de los proyectos van a través de etapas similares desde su origen hasta completarse. Estas etapas son definidas como el Ciclo de Vida de un Proyecto. En el caso de trabajo por contrato, podría ser: nace el proyecto, proceso de licitación, equipo de trabajo y recursos iniciales son ensamblados y el programa de trabajo es organizado. Entonces los trabajos comienza consumiendo una gran parte del tiempo y presupuesto del proyecto y finalmente cesan las actividades cuando la evaluación esta completa y el proyecto es terminado.
Los objetivos de desempeño, costo y tiempo son las mayores consideraciones a través del Ciclo de Vida del proyecto. Es importante considerar que el nivel de incertidumbre así como la habilidad de los “stakeholders” para influenciar las características finales del producto del proyecto y el costo final del proyecto es más alto al principio del proyecto.
Los proyectos divididos en fase pueden proveer mejor control facilitando enlaces a las operaciones normales de la organización. En el caso de trabajos contratados podría ser a la vida cotidiana de una familia, el manejo de un negocio, servicio al público.
El ciclo de vida de un proyecto generalmente define:
• Que trabajos se van a realizar en cada fase.
• Cuando las Entregables están para ser generadas en cada fase y como cada una de ellas es verificada.
• Quien esta envuelto en cada fase.
• Como controlar y aprobar cada fase.
Podría ser que el pintar una casa, envuelva, preparar el área, que precauciones se van a tomar para proteger a los que viven en la casa (especialmente en casas construidas antes del 1978), limpieza y remoción de pintura vieja, preparar paredes. Puede ser que algunas de estas tareas requieran trabajadores adiestrados y que luego de completados algunos trabajos se requiera la aprobación de alguien antes de continuar.
Las fases por lo general son secuénciales y envuelven la transferencia y aprobación de uno o más Entregables antes de comenzar con las actividades de la próxima fase. Aunque el completar una fase no incluye la autorización de la próxima fase. Cada fase es formalmente autorizada e iniciada. El ciclo de un proyecto es solo un aspecto del ciclo de vida del producto o resultado final pero el ciclo de vida de ese producto va depender mucho de la excelencia y calidad con que se inició, desarrolló, ejecutó y aprobó ese resultado final. No hay una sola manera de definir el ciclo de vida ideal de un Proyecto para cada industria.
Cortesía de la Sra Elma Gely, Gerente de Proyectos, evelyn@iocomputer.net
